DRK Tagungen & Veranstaltungen

Die Anfrage führt Sie in drei Schritten: Zuerst Eckdaten, Termin (Datum, Beginn, Ende) und Raum wählen. Sobald ein Raum feststeht, geben Sie zusätzlich die gewünschte Bestuhlung, benötigtes Equipment (z. B. Smartboard, Soundanlage), Stromanschlüsse, WLAN für externe Teilnehmer an. Dann optional Bewirtung dazubuchen – Preis pro Person, Gesamtbetrag und erforderliche Freigaben werden live in der Übersicht rechts berechnet. Zum Schluss erhalten Sie eine druckbare Zusammenfassung, die Sie ausdrucken oder als PDF speichern können.

• Raum Solferino und Raum Genf (Henry-Dunant-Platz 1, 1. OG): je bis 12 Personen, in Ausnahmefällen bis 20 Personen (Tisch muss ggf. ausgeräumt werden).
• Genf und Solferino zusammen: bis 24 Personen, in Ausnahmefällen bis 50 Personen.
• Saal Monnetstraße (Monnetstraße 7): bis 199 Personen.

Die Anfrage schlägt passende Räume anhand der Teilnehmerzahl vor und weist auf nötige Erweiterungen hin. Für die Teilnehmerzahl zu kleine Räume lassen sich nicht auswählen – bitte einen größeren Raum wählen. Es findet keine automatisierte Verfügbarkeitsprüfung statt – die verbindliche Raumzusage erfolgt separat durch den Tagungs- und Veranstaltungsleiter.

Bei externen Veranstaltungen (z. B. mit externen Gästen oder Kooperationspartnern) wird ein Aufschlag von 20 % auf die Bewirtungspreise pro Person erhoben. Der Aufschlag wird sofort beim Umschalten berechnet und direkt in die angezeigten Preise der Getränke- und Speisen-Bausteine eingerechnet – in der Übersicht und der Zusammenfassung sehen Sie also unmittelbar die bereits erhöhten Preise.

• Bis 15,00 € pro Person: keine gesonderte Genehmigung nötig.
• Über 15,00 € bis 30,00 € pro Person: kurze schriftliche Begründung an die zuständige Führungskraft.
• Über 30,00 € pro Person: Vorab-Genehmigung durch Führungskraft / Geschäftsführung.
• Gesamtbetrag über 500 €: Vorab-Freigabe der Finanzbuchhaltung – ohne diese darf nicht bestellt werden.
• Abendbuffet (E7): immer genehmigungspflichtige Ausnahme (Abteilungsleitung oder Prokurist).

Wählen Sie ein Datum, das auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag in Nordrhein-Westfalen fällt, erscheint ein Hinweis: An diesen Tagen kann es zu einem eingeschränkten Service kommen. Wir versuchen die Anfrage trotzdem umzusetzen – der Event- und Veranstaltungsleiter meldet sich dazu zusätzlich bei Ihnen. Die Anfrage kann nach dem Hinweis ganz normal abgeschlossen werden.

Der Tagungs- und Veranstaltungsleiter benötigt Vorlauf für Einkauf und Planung. Bitte buchen Sie deshalb spätestens 5 Arbeitstage vor dem Termin. Kürzere Fristen nur nach Rücksprache.

Solange Sie die Zusammenfassung nur ausdrucken oder als PDF speichern, verbleiben alle Eingaben in Ihrem Browser und werden nicht an den Server übertragen. Klicken Sie stattdessen auf „Anfrage senden“, werden die Angaben gespeichert, damit der Event- und Veranstaltungsleiter sie bearbeiten kann. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Ihre Anfrage landet in einer internen Übersicht des Event- und Veranstaltungsleiters. Sie erhalten dort direkt eine Anfrage-Nummer bestätigt. Die weitere Bearbeitung (Bestätigung, Rückfragen, Ablehnung) erfolgt außerhalb dieses Formulars.

Öffnen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf „Drucken / als PDF speichern“. Im Druckdialog Ihres Browsers können Sie als Ziel „Als PDF speichern“ wählen.

Für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einen schriftlichen Nachweis zu Anlass, Teilnehmenden, Ort, Tag und Höhe der Aufwendungen. Die gedruckte Zusammenfassung unterstützt diese Dokumentation; maßgeblich bleibt der Beleg der Buchhaltung. Bewahren Sie Belege entsprechend den gesetzlichen Fristen (§ 147 AO) auf bzw. reichen Sie sie bei der Finanzbuchhaltung ein.

Bei Fragen zur Raum- oder Bewirtungsanfrage wenden Sie sich an den Tagungs- und Veranstaltungsleiter bzw. das zentrale Postfach Info@DRK-Aachen.de, Telefon 02405 6039-100.